Du 10/05/2020 au 30/06/2020

Plan de Reprise d'Activité d'EKIDOM

Face à l’enjeu sanitaire sans précédent, et compte tenu de l’ensemble des mesures de lutte contre l’épidémie de Coronavirus annoncé par le gouvernement, EKIDOM a enclenché un Plan de Continuité d’Activité exceptionnel depuis le 16 mars 2020.

Le déconfinement annoncé à compter du 11 mai engage EKIDOM à mettre en œuvre un Plan de Reprise de l’Activité tout en garantissant la sécurité des publics et du personnel.
Ce plan se base sur la reprise des activités de proximité en présentiel progressivement et sur la continuité, dans la mesure du possible, des activités supports et ressources en télétravail pour assurer le soutien aux collaborateurs de terrain mobilisés.

 

EKIDOM s’est doté d’un Référent COVID 19 qui intervient avec le soutien du Référent Sécurité pour s’assurer du respect des modes opératoires définis pour éviter la propagation du Virus par notamment :

  • la mise en place d’équipements de protections et de gel hydroalcoolique sur les sites d’accueil ainsi que dans les bureaux de réception (rendez-vous).
  • la distribution de KIT de protection aux collaborateurs de proximité
  • la mise en œuvre et le respect des modes opératoires et consignes qui permettent de limiter les contacts pour la sécurité du personnel d’EKIDOM, et du public.

 

ACCEUIL

  • Les accueils d’ EKIDOM sont rouverts au public à compter du 11 mai 2020 de 9h à 13h, dans le respect des règles sanitaires : un seul visiteur à la fois dans les bureaux d’accueil ou en RDV, gestion des files d’attente en extérieur, circuit entrée et sortie avec produits désinfectant à disposition, port du masque fortement préconisé * pour les visiteurs. Mise en place de protections par la pause d’une vitre en verre feuilleté et produits désinfectants (*masques mis à disposition par la mairie de Poitiers)
  • Les accueils téléphoniques sont ouverts. La prise des appels téléphoniques, des demandes par email ainsi que par le biais de l’extranet locataire sont assurés par un télétravail des collaborateurs d’EKIDOM.

 

Pour nous contacter :

Le compte en ligne (extranet client)* : https://www.ekidom.fr/vous-etes-locataire/compte-locataire/

La rubrique « contact » du site internet https://www.ekidom.fr/contact/

  • Direction territoriale des Couronneries : 05 49 60 37 00 – dtcouronneries@ekidom.fr
  • Direction territoriale des Trois Cités-Bel Air : 05 49 37 67 90 – dt3cites@ekidom.fr
  • Direction territoriale de Beaulieu : 05 49 01 41 75 – dtbeaulieu@ekidom.fr

 

*Un accompagnement téléphonique à l’ouverture des « comptes locataires en ligne » est proposé. Les locataires sont encouragés à privilégier les demandes en ligne plutôt que les visites en accueil.

 

DEMANDES TECHNIQUES 

Retour progressif à la normale pour les activités de proximité d’EKIDOM concernant la veille sécurité et technique du patrimoine selon un mode opératoire respectant les consignes sanitaires.

Les visites de secteurs seront réalisées normalement sur les parties communes.

Les demandes techniques des locataires seront traitées en amont par mail ou téléphone. Les interventions à domicile seront programmées suite à leur qualification par un technicien ou suite à un diagnostic téléphonique ou par mail avec photo à l’appui dans la mesure du possible.

Les interventions techniques spécifiques réalisées par les entreprises sous contrat seront conditionnées à leur reprise d’activité.

Un service d’astreinte est maintenu 24 hs / 24 hs par les collaborateurs d’EKIDOM et les entreprises assurant les interventions techniques urgentes, sur les points suivants :

  1. Maintenir la sécurité
  • Garantir l’accès des Pompiers en assurant le dégagement des accès : enlèvement des encombrants
  • Traitement des pannes des ascenseurs
  • Traitement des bris de glace dans les parties communes par une mise en sécurité

 

  1. Assurer les interventions qui garantissent l’alimentation en électricité, eau, chauffage

 

  1. Hygiène
  • Traiter les inondations, dégorgement de réseau, engorgement de réseau, l’absence de ventilation

 

ENTRETIEN DES PARTIES COMMUNES

L’entretien des parties communes revient progressivement à la normale avec deux passages par semaine à minima programmés avec nos prestataires ou les employés d’EKIDOM. Le ramassage des poubelles déposées à tort dans les espaces communs et l’enlèvement des encombrants afin d’assurer la sécurité dans les espaces communs seront traités en priorité.

L’entretien des espaces vert est également assuré normalement par nos prestataires.

 

Les demandes de logements – entrée et départ des locataires

L’activité de commercialisation des logements reprend selon un mode opératoire respectant les consignes sanitaires.

Le traitement des demandes et l’aide à la constitution de dossier seront réalisés par téléphone et mail exclusivement. Les visites de logement seront réalisées uniquement pour les demandeurs avec un dossier complet et avant passage en CALEOL (Commission d’Attribution des Logements et d’Examen de l’Occupation des Logements).

La CALEOL sera dématérialisée.

Les signatures de baux se feront dans un bureau d’accueil équipé COVID 19 selon la procédure définie.

Les états des lieux des locataires entrants et sortants pourront reprendre avec un mode opératoire qui limite la présence sur site (préparation en amont par les collaborateurs d’EKIDOM).

 

PAIEMENT DU LOYER 

Afin de limiter les contacts et les visites dans les accueils d’EKIDOM, le paiement des loyers peut être réalisé en ligne sur notre site internet, par prélèvement, par virement bancaire, par chèque, TIP, Efficash.

Un accompagnement téléphonique à l’ouverture des comptes locataires en ligne est disponible.

Concernant les commerçants et les TPE locataires – mise en place d’un accompagnement pour le paiement des loyers (analyse des situations au cas par cas).

La suspension des loyers concerne seulement les entreprises et commerçants.

 

Accompagnement des locataires en difficulté

Le traitement des demandes est réalisé par téléphone principalement (difficultés financières, relation de voisinage) l’organisation de rendez-vous se fera selon la procédure établie.

Orientation des appels des locataires en difficulté psychologique vers les conseillères sociales d’EKIDOM pour traitement (écoute et/ou orientation vers les partenaires sociaux).

La cellule spéciale à l’écoute des locataires de plus de 65 ans est maintenue L’objectif est de poursuivre l’identification des personnes isolées, pour les mettre en relation avec des partenaires spécialisés en fonction de leur besoin.

Déploiement de l’extranet résident auprès des locataires non encore connectés, pour faciliter les relations avec EKIDOM et le paiement des loyers.

 

Chantiers de travaux et de construction

Les chantiers reprennent progressivement conformément à la position de la FFB au niveau national (chantiers en mono activité en priorité).

Poursuite du lancement des consultations en dématérialisées (avec adaptation des délais de remises de offres).

 

Facturation / paiement des partenaires

Reprise d’une activité normale pour le paiement et la facturation.

Depuis le 16 mars, EKIDOM a été dans l’obligation de limiter ses activités, pour protéger ses collaborateurs, ses locataires, ses partenaires. A compter du 11 mai, un plan de reprise progressive de l’activité va permettre de reprendre les missions essentielles, avec des modes opératoires adaptés.

EKIDOM remercie l’ensemble de ses clients et partenaires pour leur compréhension, leur solidarité pendant cette période exceptionnelle et en particulier :

les locataires-référents qui participent, grâce à leur vigilance et à leur engagement solidaire, au maintien de la propreté et de la sécurité dans leur résidence. Nous les invitons à poursuivre leur action de référent tout au long de cette crise sanitaire.

 

les locataires qui font preuve de civisme et de respect du travail effectué par les collaborateurs d’EKIDOM et les entreprise de nettoyage et encourage chacun à faire preuve du même respect pour le bien commun.

 

les entreprises qui ont décidé de maintenir leur activité pour le bien-être de nos locataires, les collaborateurs qui interviennent sur les quartiers pendant cette période de confinement, grâce au soutien de l’ensemble de leurs collègues en télétravail qui œuvrent également à la continuité de l’activité.

 

Nous vous invitons à respecter scrupuleusement les consignes gouvernementales et à limiter tout contact afin de lutter efficacement contre la propagation de l’épidémie.

Protégez-vous bien !

EKIDOM

Adresse siège  05 49 44 60 00 –  ekidom@ekidom.fr

 

Stéphanie BONNET

Directrice générale